7 Hábitos para Dirigir tu Vida II

Asigna a cada cosa sólo el tiempo justo. Y ¡delega!

Programa a cada tarea el tiempo adecuado y no más. Si le asignas poco te cogerás los dedos: o te saldrá mal o tendrás que repetirla. Si le asignas demasiado, lo consumirá. Pero piensa que todo lleva más tiempo de lo que parece al principio.

Busca la perfección en el conjunto y no en cada tarea. El conjunto incluye lo económico, lo social, lo afectivo...tu vida.

Programa el tiempo y no las tareas. Y no lo agotes, porque debes contar con los imprevistos. No sabes cuándo, pero te llegarán y ocuparán más de la mitad de tu jornada.

Dice el refrán sajón: “Si lo quieres pronto y bien hecho, hazlo tú mismo". Nada más falso. Sólo sería recomendable si tuvieras una sola cosa por hacer. Aplícalo sólo a lo importante.

Delega todo lo que puedas. Pregúntate siempre qué puedes delegar y a quién. La única trampa que puedes hacerle al tiempo es utilizar el tiempo ajeno. Debes hacerlo para que tu equipo se desarrolle y se motive, para liberar tu tiempo para cosas más importantes; para que todos crezcáis profesionalmente.

Pero recuerda que delegar no es abdicar. Es preciso definir claramente el resultado a alcanzar, informar a los implicados, formar al otro, dotarlo de los recursos necesarios, motivarlo, concederle el derecho al error, y establecer controles para mantener el rumbo durante el aprendizaje.

Y ten paciencia. Delegar es invertir. Los resultados se obtienen después. Con creces.

Sigue tu programa

Prepara un programa de actividades para cada semana. Los Próximos Pasos serán los que harán avanzar tus Proyectos (planes) y los que te llevarán día a día a alcanzar tus Objetivos sistemáticamente.

Inicia tu jornada de acuerdo con tu agenda. Mantenla a la vista. Sigue tu programa, salvo que te surja algo más importante.

Actúa según tu iniciativa, tu criterio. Evita la reacción compulsiva a atender interrupciones, problemas o asuntos imprevistos no prioritarios (cortos, cómodos, urgentes...). O a lo que te piden los demás. Acepta una interrupción sólo cuando entiendas que te resulta de interés (o es tu obligación).

Aprende a decir que NO cuando sabes que es lo correcto. Sé amable, pero no a costa de abandonar tus prioridades.

Colabora, pero sin abandonar tus propias responsabilidades: sé asertivo y decide, por ti mismo, tu comportamiento.

No lo dejes para luego. Como dice un viejo refrán inglés, “un día de estos no es ninguno de estos días”.

No pospongas lo que es difícil o te desagrada, sobre todo si es importante. Cuanto antes te lo quites de encima, mejor te sentirás.

El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendiente. Decide a tiempo. Evita la tentación de seguir acopiando más información en busca de lo seguro. A veces tendrás que tomar decisiones con información insuficiente, o perderás el tren.

Concéntrate en un solo asunto. Y termínalo

Nuestra cultura sobrevalora el esfuerzo y la acción. La persona ocupada se siente importante. La actividad se acaba convirtiendo en una trampa: se está tan enfrascado en lo que se hace que se acaba olvidando para qué se hace (objetivo).

Tu consciente sólo puede ocuparse eficazmente de un asunto a la vez. La dispersión lleva al estrés. Cambiar de una tarea a otra encarece los dos. Y las retrasa.

Saltar de un asunto a otro alarga el tiempo que ocupa cada uno de ellos. La eficacia se consigue tra-bajando en un asunto hasta donde se pueda, con olvido de lo demás.

No cuenta Lo que trabajas, sino lo que terminas.

Mantén un escritorio ordenado. Tu escritorio es un lugar donde recibes, procesas y emites información. Sólo debes tener la referente al asunto en que trabajas y las herramientas de uso cotidiano. Los montones de documentos sobre tu mesa dificultarán tu concentración y sólo contribuirán a producirte también estrés.

Si tocas un documento (papel o correo electrónico), pasa a la acción: resuelve, reencamina, archiva o tira (envíalo a ‘la papelera”). Pero no lo dejes para “más tarde”. Evita las interrupciones. Alargan extraordinariamente el tiempo preciso para realizar una tarea. Acepta las menos posibles y sé asertivo: aprende a decir “NO” cuando lo que tienes entre manos es más importante que el imprevisto que te surja.

Convierte en un hábito el preguntarte si lo que vas a hacer es lo mejor que puedes hacer ahora.

Hazte la vida más fácil

Tu tiempo es tu vida. Lo necesitas para todo lo que quieras hacer o disfrutar. No lo malgastes.

Cuida tu cuerpo, que es tu herramienta básica. Alimento. Ejercicio. Descanso. Todo condiciona un alto rendimiento.

Cuida tu ánimo, es tu energía y tu fuerza. Aprende a evitar las preocupaciones y el estrés: deterioran, cansan, debilitan. Equilibra tus intereses y tus responsabilidades: tu mismo, tu familia y el trabajo.

Organízate debidamente. Encontrarás más tiempo para todo lo que te interesa. Lograrás más con menos esfuerzo. Sentirás la satisfacción de lograr lo que te propongas y la confianza de tenerlo todo bajo control.

Apóyate en las mejores herramientas de organización y gestión. Hay varias y son complementarias. Te ahorran tiempo, liberan la mente y favorecen tu creatividad. Las herramientas digitales (ordenadores, agendas electrónicas, teléfonos móviles) son cada vez más sofisticadas: tamaños más compactos, capacidad de datos mayor y mejor conectividad. Son idóneos para presentar listados pequeños, no relacionados y que no requieren ser compartidos con otros.

Las herramientas de papel (dietarios, agendas, organizadores) tienen otras grandes ventajas. Los mejores organizadores son idóneos para aplicar día a día la gestión por objetivos y para acumular información vital de forma relacionada y compartible.

Y, por último, ¡ojo con las largas jornadas y el estrés consiguiente! Sabes que no sólo baja tu rendimiento, sino que desaparecen habilidades que te son precisas: creatividad, memoria, empatía, capacidad para comunicar, persuadir o negociar con otros, motivar a tu equipo, vender ideas... busca la calidad en tu trabajo antes que la cantidad.

El uso eficaz de tu tiempo te conducirá al éxito personal, único modo de que alcances la felicidad.

Recuerda que: una persona más eficaz es más feliz.